Modèle d'état des lieux gratuit à télécharger (PDF conforme 2026)

Où télécharger un modèle d’état des lieux gratuit et conforme ? Le plus sûr est le formulaire officiel de service-public.fr, qui reprend les mentions du décret n° 2016-382. Ce guide vous donne la structure conforme à reproduire pièce par pièce, puis vous explique quoi écrire, comment remplir et quelles erreurs éviter pour qu’il vous protège.

Mais un modèle vierge ne suffit pas. Pour qu’il vous protège vraiment en cas de litige, encore faut-il savoir quoi écrire dedans, comment le remplir et quelles erreurs éviter. C’est l’objet de ce guide.

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Les mentions obligatoires d’un état des lieux conforme

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, pris en application de la loi ALUR du 24 mars 2014, fixe le contenu minimum de tout état des lieux. Si l’une de ces mentions manque, votre document peut être contesté — et perdre sa valeur de preuve.

Voici la liste complète des éléments que votre modèle doit contenir :

Mention	Détail	Entrée/Sortie
Type d’état des lieux	Entrée ou sortie	Entrée et sortie
Date d’établissement	Jour de la réalisation du constat	Entrée et sortie
Adresse complète du logement	Y compris étage, escalier, bâtiment le cas échéant	Entrée et sortie
Identité des parties	Nom et domicile du bailleur, nom et domicile (ou nouveau domicile) du locataire	Entrée et sortie
Identité des mandataires	Agent immobilier ou personne mandatée éventuels, avec leur mandat	Entrée et sortie
Relevés des compteurs	Eau froide, eau chaude, électricité, gaz (relevés individuels ou indice de répartition en collectif)	Entrée et sortie
Détail et destination des clés	Porte d’entrée, cave, boîte aux lettres, local poubelles, badge, bip de parking…	Entrée et sortie
Description précise de chaque pièce	État des murs et cloisons, sols, plafonds, ouvrants (fenêtres, portes, volets), équipements (radiateurs, prises, interrupteurs, robinetterie)	Entrée et sortie
Signature des deux parties	Ou de leurs représentants	Entrée et sortie
Date de l’état des lieux d’entrée	Pour permettre la comparaison entre les deux documents	Sortie uniquement
Adresse du nouveau domicile du locataire	Pour l’envoi du solde du dépôt de garantie	Sortie uniquement

Si vous louez un logement meublé, vous devez aussi annexer un inventaire détaillé du mobilier et des équipements, avec l’état de chaque élément. Les spécificités sont décrites dans le guide meublé vs vide. Les obligations diffèrent selon le moment du constat : pour bien comprendre ce qui change, voyez la différence entre l’état des lieux d’entrée et de sortie.

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Comment bien remplir votre état des lieux

Un modèle conforme ne sert à rien si vous le remplissez mal. La différence entre un état des lieux qui vous protège et un état des lieux inutile tient en un mot : la précision.

Pièce par pièce, élément par élément

Ne faites pas un état des lieux “global”. Prenez chaque pièce dans l’ordre, et pour chaque pièce, décrivez chaque surface et chaque équipement séparément.

Ce qu’il ne faut pas écrire : “Salon — bon état”

Ce qu’il faut écrire :

• Murs : peinture blanche mate, sans trace ni fissure, un trou de cheville rebouché au-dessus de la fenêtre (Ø 6 mm environ)
• Sol : parquet chêne vitrifié, légères rayures d’usage devant le canapé, pas de lame décollée
• Plafond : peinture blanche, sans tache ni auréole
• Fenêtre : double vitrage PVC blanc, ouverture et fermeture correctes, joint en bon état, poignée fonctionnelle
• Radiateur : radiateur fonte 6 éléments, thermostat réglable, fonctionne (vérifié)
• Prises/interrupteurs : 4 prises murales et 1 interrupteur, tous fonctionnels

Les micro-descriptions qui font la différence

En cas de litige, c’est le niveau de détail qui tranche. Voici quelques exemples concrets :

Mauvaise description	Bonne description
”Murs en bon état"	"Peinture beige satinée, micro-fissure de 3 cm au coin supérieur gauche, pas de trace d’humidité"
"Sol correct"	"Carrelage grès cérame gris 30×30, un carreau fêlé devant la porte d’entrée (angle inférieur droit), joints propres"
"Cuisine équipée OK"	"Plaque vitrocéramique 4 feux, tous fonctionnels. Four encastré Whirlpool, fonctionne (test à 180°C). Hotte aspirante, 3 vitesses opérationnelles"
"Robinetterie RAS"	"Mitigeur évier chromé, eau chaude et froide OK, pas de fuite. Flexible en bon état, pas de calcaire visible”

Testez, ne regardez pas

Regarder ne suffit pas. Vous devez tester le fonctionnement de tout ce qui s’ouvre, se ferme, s’allume ou coule :

• Ouvrants : ouvrez et fermez chaque fenêtre, chaque volet, chaque porte. Notez si ça frotte, si le verrou bloque, si la poignée est lâche.
• Robinetterie : ouvrez chaque robinet (eau chaude et froide). Vérifiez le débit, la température, l’absence de fuite au col.
• Électricité : testez chaque interrupteur, chaque prise (branchez un chargeur de téléphone). Vérifiez le disjoncteur.
• Chauffage : allumez chaque radiateur. Le locataire peut d’ailleurs signaler un défaut de chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe, même après avoir signé l’état des lieux.
• Ventilation : vérifiez les bouches d’aération (un mouchoir devant la grille doit “coller”).

Les photos : indispensables, mais pas suffisantes

Les photos ne remplacent pas la description écrite. Mais elles la complètent et la renforcent. Quelques règles :

• Datez-les — un horodatage automatique (métadonnées EXIF) vaut mieux qu’une date manuscrite
• Photographiez chaque pièce en plan large — pour situer le contexte
• Zoomez sur chaque anomalie — fissure, tache, rayure, joint noirci
• Photographiez les compteurs — chiffre lisible, numéro de compteur visible
• Conservez-les — les photos ont une valeur probante devant un juge, même si elles ne figurent pas dans le document signé

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État des lieux papier vs numérique : quelle valeur juridique ?

La question revient souvent : un état des lieux fait sur tablette ou signé électroniquement a-t-il la même force qu’un document papier signé à la main ?

La réponse est oui.

Comparaison papier vs numérique

Critère	Papier (PDF imprimé)	Numérique (application)
Valeur juridique	Pleine valeur	Pleine valeur (art. 1367 C. civ.)
Facilité de remplissage	Écriture manuscrite, cases étroites	Saisie structurée, guidée
Photos	À annexer séparément	Intégrées dans le document
Risque d’oubli	Élevé (pas de contrôle automatique)	Réduit (champs obligatoires, checklist)
Lisibilité	Dépend de l’écriture	Toujours lisible
Archivage	Classeur, risque de perte	Cloud, accessible à tout moment
Envoi au locataire	Photocopie, courrier	Envoi instantané par email ou lien
Coût	Gratuit (impression)	Gratuit à payant selon l’outil
Modification après signature	Impossible (sauf rature visible)	Impossible (document verrouillé, horodaté)

Le papier fonctionne — personne ne dit le contraire. Mais il a des limites concrètes. L’écriture manuscrite est souvent illisible. Les cases pré-imprimées sont trop petites pour des descriptions précises. Et les photos finissent dans un dossier séparé que personne ne retrouve deux ans plus tard.

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Les erreurs qui rendent votre état des lieux inexploitable

Un état des lieux existe, mais il ne vous protège pas. Voici les erreurs les plus fréquentes — et leurs conséquences concrètes.

Erreur n°1 — Ne pas faire d’état des lieux d’entrée

C’est l’erreur la plus grave. Sans état des lieux d’entrée, l’article 1731 du Code civil s’applique : le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Résultat : à la sortie, c’est au locataire de prouver que les dégradations existaient déjà — et cette preuve est quasiment impossible à apporter.

Erreur n°2 — Rester vague dans les descriptions

“Bon état”, “correct”, “RAS” — ces mentions ne valent rien devant un juge. Si vous écrivez “murs en bon état” à l’entrée et que le locataire part avec des murs troués, il vous dira que les trous existaient déjà. Et vous n’aurez aucun moyen de prouver le contraire.

La conséquence : le juge considère que la description est trop imprécise pour établir une dégradation, et rejette votre demande de retenue.

Erreur n°3 — Faire l’état des lieux sans le locataire

L’état des lieux doit être contradictoire (c’est-à-dire réalisé en présence des deux parties). Un état des lieux fait par le bailleur seul, même s’il est envoyé au locataire par courrier, est nul. Si le locataire refuse de se présenter malgré une convocation en bonne et due forme (lettre recommandée avec accusé de réception), vous devez faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Pour connaître les délais et la procédure de l’état des lieux de sortie, un guide dédié détaille les étapes.

Erreur n°4 — Oublier les compteurs et les clés

Les relevés de compteurs et le nombre de clés remises sont des mentions obligatoires du décret de 2016. Sans relevé de compteur à l’entrée, vous ne pouvez pas facturer la consommation d’eau ou d’énergie au locataire sortant. Sans inventaire des clés, vous ne pouvez pas retenir le coût d’un remplacement de serrure.

Erreur n°5 — Signer sans relire

Le locataire signe. Vous signez. Mais personne n’a relu. Trois mois plus tard, vous vous rendez compte que le document mentionne “parquet en bon état” alors que vous aviez vu une lame décollée. Trop tard — le document signé fait foi. Prenez le temps de relire chaque page avant de signer, et demandez au locataire de faire de même. Pour bien préparer votre état des lieux, une checklist pièce par pièce évite ces oublis. La présence des deux parties n’est d’ailleurs pas négociable : pour savoir qui doit être présent à l’état des lieux, un guide dédié précise les cas du mandataire, du colocataire et du commissaire de justice.

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