Comment faire un état des lieux d'entrée : les étapes pièce par pièce

Votre locataire emménage bientôt et vous devez faire un état des lieux d’entrée. Pas de panique : c’est plus simple que ça en a l’air.

L’état des lieux d’entrée est un document qui décrit l’état du logement au moment où le locataire prend possession des clés. Il servira de référence lors de l’état des lieux de sortie, pour déterminer si des dégradations ont eu lieu — et qui doit les payer.

Dans ce guide, vous trouverez chaque étape, pièce par pièce, avec des exemples concrets de bonnes descriptions, les erreurs à éviter, et les obligations légales à respecter.

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Avant le jour J : la préparation

Un état des lieux bien préparé, c’est un état des lieux deux fois plus rapide. Voici ce dont vous avez besoin.

Les documents à avoir sous la main

• Le bail signé — pour vérifier la description du logement (surface, nombre de pièces, équipements mentionnés)
• L’ancien état des lieux (si un locataire précédent a occupé le logement) — pour comparer l’état actuel avec l’état de sortie précédent
• Un modèle d’état des lieux vierge conforme au décret 2016-382 — papier ou numérique

Le matériel recommandé

• Un smartphone — pour les photos (avec horodatage activé)
• Un stylo (si vous utilisez un formulaire papier)
• Une lampe torche — pour inspecter les recoins, les placards, les dessous d’évier
• Un mètre — utile pour mesurer les fissures ou les taches

La convocation du locataire

L’état des lieux doit être contradictoire : le bailleur et le locataire (ou leurs représentants) doivent être présents. Prévenez votre locataire par écrit, idéalement 7 jours avant, en précisant la date, l’heure et l’adresse.

Si l’une des parties refuse de participer, vous pouvez faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) — mais les frais sont alors partagés par moitié entre bailleur et locataire.

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Les étapes pièce par pièce

La méthode la plus efficace : commencez par l’entrée, puis avancez dans le sens des aiguilles d’une montre, pièce après pièce. Aucune loi n’impose un ordre précis, mais cette progression évite les oublis.

Pour chaque élément, décrivez ce que vous voyez, pas ce que vous pensez. Évitez les jugements vagues (“bon état”) et préférez les descriptions factuelles (“peinture blanche, aucune trace visible”).

Étape 1 — L’entrée et les parties communes

C’est le premier contact avec le logement. Inspectez :

• Porte d’entrée — état général, matériau, serrure (fonctionnement, nombre de points), nombre de clés remises
• Interphone ou digicode — fonctionne / ne fonctionne pas
• Boîte aux lettres — état, présence d’une serrure, nombre de clés

Exemple de bonne description : “Porte d’entrée bois peint blanc, serrure 3 points fonctionnelle, légère rayure (5 cm) au niveau de la poignée. 3 clés remises.”

Exemple de mauvaise description : “Porte d’entrée : bon état.”

La différence ? La première description est utilisable devant un juge. La seconde ne prouve rien.

Étape 2 — Le séjour / salon

C’est généralement la pièce la plus grande. Prenez le temps de tout passer en revue :

• Murs — état de la peinture ou du papier peint, traces, fissures, trous de cheville. Précisez la localisation : “mur côté fenêtre”, “mur face à l’entrée”
• Sol — type (parquet, carrelage, moquette), état général, rayures, taches, lames décollées
• Plafond — traces d’humidité, fissures, état de la peinture
• Fenêtres — ouverture et fermeture, état du vitrage (simple, double), volets ou stores (fonctionnement)
• Prises et interrupteurs — testez chaque prise et chaque interrupteur. Notez ceux qui ne fonctionnent pas
• Radiateurs / chauffage — type (électrique, gaz, collectif), état visible, fonctionnement si testable

Micro-exemple : “Mur côté fenêtre : peinture blanche, légère trace de frottement (3 cm) au niveau de l’interrupteur. Mur face entrée : 2 trous de cheville rebouchés, rebouchage visible.”

Étape 3 — La cuisine

La cuisine concentre la plupart des équipements fonctionnels. Il ne suffit pas de regarder — il faut tester.

• Évier et robinetterie — ouvrez l’eau chaude et l’eau froide, vérifiez l’écoulement et l’absence de fuite sous le siphon
• Plaques de cuisson — allumez chaque foyer
• Four et hotte — testez le fonctionnement
• Plan de travail — matériau, état, traces de brûlure ou de coupure
• Réfrigérateur (si fourni) — vérifiez qu’il produit du froid

Si le logement est meublé, chaque équipement doit être inventorié individuellement. Le guide meublé vs vide détaille les obligations spécifiques.

Étape 4 — La salle de bain / WC

L’humidité et l’eau sont les premières sources de dégradation. Soyez attentif :

• Lavabo — état de la vasque, robinetterie (eau chaude et froide), écoulement
• Douche ou baignoire — état du receveur ou de la cuve, robinetterie, pommeau, paroi ou rideau
• Robinetterie — testez systématiquement l’eau chaude et l’eau froide, vérifiez la pression et l’écoulement
• WC — état de la cuvette, abattant, chasse d’eau (testez-la)
• Ventilation (VMC) — placez une feuille de papier devant la bouche d’extraction : si elle tient, la VMC fonctionne
• Joints silicone — autour de la douche, de la baignoire, du lavabo. Notez toute trace de moisissure ou de décollement

Étape 5 — Les chambres

Appliquez la même checklist que pour le séjour (murs, sol, plafond, fenêtres, prises, radiateurs), en y ajoutant :

• Placards — portes (ouverture, fermeture, coulissement), étagères (état, fixation), tringle
• Volets ou stores — fonctionnement, état des lames
• Remarques propres à la pièce — orientation, luminosité (utile pour contextualiser les descriptions)

Micro-exemple : “Chambre 1 — placard mural 2 portes coulissantes : porte gauche coulisse normalement, porte droite accroche en bas. Étagère haute : fixation murale légèrement décollée à gauche.”

Étape 6 — Les relevés de compteurs

C’est une étape souvent oubliée — et pourtant, elle est obligatoire.

Notez les index de chaque compteur :

• Électricité — index en kWh (heures pleines et heures creuses si applicable)
• Gaz — index en m³
• Eau — index en m³ (compteur individuel si existant)

Repérez l’emplacement de chaque compteur avant le rendez-vous — ils sont parfois dans les parties communes, au sous-sol ou dans un placard technique.

Étape 7 — Les annexes

Ne quittez pas le logement sans avoir inspecté les espaces annexes :

• Cave — état de la porte ou du cadenas, humidité, état des murs et du sol
• Parking ou garage — état de la place, taches au sol, porte de garage (fonctionnement, télécommande)
• Balcon ou terrasse — état du sol, de la rambarde, des évacuations d’eau
• Jardin (si applicable) — état de la pelouse, clôtures, portail

Terminez par le décompte des clés remises : clés de la porte d’entrée, de la boîte aux lettres, de la cave, du garage, badge d’accès, télécommande. Notez le nombre et le type de chaque jeu.

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Les erreurs qui invalident un état des lieux

Un état des lieux mal rédigé ne vaut pas mieux que pas d’état des lieux du tout. Voici les erreurs les plus courantes — et leurs conséquences.

”Bon état” pour tout

C’est l’erreur n°1. Si vous écrivez “bon état” pour chaque élément, vous ne pourrez rien réclamer à la sortie. Le locataire contestera systématiquement en disant que le défaut existait déjà — et vous n’aurez aucune description précise pour prouver le contraire.

La règle : décrivez ce que vous voyez. “Parquet chêne, 2 rayures superficielles (10 cm) devant la porte-fenêtre” est mille fois plus utile que “sol : bon état”.

Oublier les compteurs

Sans relevé de compteurs, impossible de prouver la consommation réelle de votre locataire. C’est une obligation légale — son absence affaiblit l’ensemble du document.

Ne pas remettre d’exemplaire au locataire

Chaque partie doit recevoir un exemplaire. Si vous ne le faites pas, l’état des lieux peut être considéré comme non contradictoire — et donc contestable.

Ne pas prendre de photos

Les photos ne sont pas obligatoires, mais leur absence vous prive d’un moyen de preuve décisif. En cas de litige, un juge accorde beaucoup plus de poids à une photo horodatée qu’à une description écrite seule.

Pour une liste complète des pièges à éviter, le guide des erreurs fréquentes lors d’un état des lieux détaille chaque cas avec des exemples concrets.

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Que faire après l’état des lieux ?

L’état des lieux ne s’arrête pas à la dernière signature. Voici ce qu’il reste à faire.

Remettre un exemplaire à chaque partie

Immédiatement — ou dans les jours qui suivent si le document est dématérialisé. Le locataire et le bailleur doivent chacun disposer d’un exemplaire identique, daté et signé.

Conserver le document

Gardez l’état des lieux pendant toute la durée du bail + 3 ans (délai de prescription pour les actions en responsabilité locative). Rangez-le avec le bail et les quittances.

Le délai de contestation du locataire

Le locataire dispose de 10 jours après la réalisation de l’état des lieux pour demander des modifications ou des compléments. Passé ce délai, le document est considéré comme définitif.

Il peut aussi signaler des défauts de chauffage pendant le premier mois de chauffe — une disposition prévue par le décret n° 2016-382 pour les emménagements hors saison de chauffe.

Anticiper la sortie

Lors du départ du locataire, un état des lieux de sortie sera comparé point par point avec l’état des lieux d’entrée. Chaque différence devra être qualifiée : usure normale (à la charge du bailleur) ou dégradation (à la charge du locataire). C’est pourquoi la précision de l’état des lieux d’entrée est déterminante — plus vos descriptions sont détaillées, moins il y a de place pour la contestation.

Pour savoir qui doit être présent lors de l’état des lieux et dans quelles conditions un représentant peut remplacer l’une des parties, consultez notre guide dédié.