Qui doit être présent à l'état des lieux ? (et que faire si le locataire refuse)
Qui doit être présent à l'état des lieux ? Que faire si le locataire refuse ? Procuration, commissaire de justice.
Vous préparez un état des lieux et votre locataire vous prévient qu’il ne pourra pas être là. Ou pire : il refuse tout simplement de venir. Et si c’est vous qui ne pouvez pas vous déplacer, pouvez-vous envoyer quelqu’un à votre place ?
La loi est claire : l’état des lieux doit être contradictoire — c’est-à-dire réalisé en présence des deux parties. Mais elle prévoit aussi des solutions quand l’une d’elles ne peut pas, ou ne veut pas, être présente.
Voici ce que dit la loi, qui peut représenter qui, et comment débloquer la situation en cas de refus.
Le caractère contradictoire : une obligation légale
Le mot “contradictoire” peut prêter à confusion. Il ne signifie pas que les parties doivent s’opposer ou être en désaccord. En droit, contradictoire signifie que les deux parties ont été mises en mesure d’être présentes, d’observer l’état du logement et de formuler leurs remarques.
C’est ce caractère contradictoire qui donne à l’état des lieux sa valeur juridique. Sans lui, le document est inutilisable en cas de litige.
Un état des lieux fait par une seule partie — même envoyé ensuite par courrier à l’autre — est nul. Il ne peut servir ni à justifier des retenues sur le dépôt de garantie, ni à prouver quoi que ce soit devant un juge.
Le bailleur : présent ou représenté
En tant que propriétaire, vous avez deux options pour l’état des lieux.
Être présent en personne
C’est la solution la plus simple. Vous êtes là, vous constatez, vous signez. Aucune formalité particulière n’est requise.
Se faire représenter par un mandataire
Si vous ne pouvez pas vous déplacer, vous pouvez mandater une personne de votre choix pour vous représenter :
- Un agent immobilier — si vous avez signé un mandat de gestion, l’agent peut réaliser l’état des lieux sans procuration supplémentaire, car cette mission est couverte par le mandat
- Un proche (famille, ami) — muni d’une procuration écrite
- Un mandataire professionnel — certains prestataires se spécialisent dans la réalisation d’états des lieux pour le compte de propriétaires
La procuration n’est soumise à aucun formalisme imposé par la loi. Elle peut être rédigée sur papier libre. Cependant, elle doit être écrite et mentionner clairement :
- L’identité du mandant (vous, le bailleur)
- L’identité du mandataire (la personne qui vous représente)
- L’objet du mandat (réaliser et signer l’état des lieux à telle adresse, à telle date)
- La signature du mandant
Le locataire : présent ou représenté
Les mêmes règles s’appliquent au locataire. Il doit être présent ou représenté.
Se faire représenter
Le locataire peut mandater un tiers pour le représenter et signer en son nom :
- Un proche (ami, membre de la famille)
- Un représentant d’une association de locataires
- Toute personne de confiance
Une procuration écrite est nécessaire, avec les mêmes mentions que celles décrites pour le bailleur.
Se faire accompagner (sans procuration)
Le locataire peut aussi être accompagné d’un tiers de son choix — sans procuration. Ce tiers est là pour assister, observer, éventuellement conseiller. Mais il n’est pas partie à l’état des lieux : il ne peut pas signer à la place du locataire et ses observations n’engagent que lui.
Cette distinction entre “représenter” et “accompagner” est importante. Un accompagnant n’a aucun pouvoir juridique. Un représentant muni d’une procuration engage le locataire par sa signature.
Que faire si le locataire refuse de venir ?
C’est la situation la plus fréquente — et la plus stressante. Le locataire ne répond pas, annule au dernier moment, ou refuse tout simplement de participer. Voici la marche à suivre, étape par étape.
Étape 1 : convoquer par lettre recommandée
Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) proposant une nouvelle date et un nouveau créneau horaire. Soyez précis : date, heure, adresse du logement. Conservez le récépissé — c’est votre preuve de convocation.
Cette étape est indispensable. En cas de recours à un commissaire de justice, celui-ci vous demandera de prouver que vous avez tenté de convoquer le locataire.
Étape 2 : faire appel à un commissaire de justice
Si le locataire ne se présente pas malgré la convocation, ou s’il refuse explicitement, faites appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Le commissaire convoque les deux parties avec un préavis d’au moins 7 jours ouvrables.
Le constat établi par le commissaire de justice vaut état des lieux. Il est opposable aux deux parties et recevable devant un tribunal. C’est la seule façon de réaliser un état des lieux qui a une valeur juridique lorsqu’une partie refuse de coopérer.
Le coût d’un commissaire de justice
Le tarif des commissaires de justice pour l’établissement d’un état des lieux est réglementé par le décret n° 2016-230 du 26 février 2016 et ses arrêtés d’application.
Le coût dépend de la surface du logement :
| Surface du logement | Tarif indicatif (TTC) |
|---|---|
| Jusqu’à 50 m² | ~150 € |
| De 50 m² à 150 m² | ~200 à 250 € |
| Plus de 150 m² | ~300 € et plus |
Ces frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989).
Que faire si le bailleur refuse ou ne peut pas venir ?
Le mécanisme est le même, mais inversé. Si c’est le bailleur qui refuse de participer ou qui ne se présente pas :
- Le locataire convoque le bailleur par LRAR en proposant une date et un créneau
- En l’absence de réponse ou de coopération, le locataire peut saisir un commissaire de justice
- Les frais sont partagés 50/50, comme dans le cas inverse
Pour le locataire, l’enjeu est considérable. Sans état des lieux d’entrée contradictoire, c’est l’article 1731 du Code civil qui s’applique.
Si vous êtes locataire et que votre bailleur refuse de faire un état des lieux d’entrée, insistez. Envoyez une LRAR. Si nécessaire, faites intervenir un commissaire de justice. Les frais engagés (75 € à 150 € pour votre part) sont dérisoires par rapport au risque de perdre l’intégralité de votre dépôt de garantie à la sortie.
Cas particuliers
Colocation
En colocation, tous les colocataires ne sont pas obligés d’être présents le jour de l’état des lieux. Un seul colocataire peut représenter les autres, à condition de détenir une procuration écrite de chacun d’entre eux.
En pratique, il est recommandé que tous les colocataires soient présents ou représentés, car l’état des lieux engage chacun d’eux solidairement (si le bail contient une clause de solidarité) quant à l’état du logement.
Départ d’un colocataire en cours de bail
Lorsqu’un colocataire quitte le logement avant les autres, la situation dépend de ce que prévoit le bail :
- Si le bail prévoit un état des lieux partiel : il peut être réalisé au départ du colocataire sortant, en présence de celui-ci et du bailleur (ou de leurs représentants)
- Si le bail ne prévoit rien : l’état des lieux de sortie se fait au départ du dernier colocataire. Le colocataire sorti en cours de bail reste solidaire des éventuelles dégradations constatées à la fin, dans la limite de la durée de la clause de solidarité prévue au bail
Location meublée
Les règles de présence sont identiques à celles de la location vide. Bailleur et locataire (ou leurs représentants) doivent être présents. Le caractère contradictoire s’impose de la même manière.
La seule différence porte sur le contenu de l’état des lieux : en meublé, un inventaire détaillé du mobilier et des équipements doit être annexé, avec l’état de chaque élément. Cet inventaire se réalise au même moment, en présence des mêmes parties.
Pour les spécificités de l’état des lieux en meublé, consultez le guide meublé vs vide.
Récapitulatif : qui est présent, qui représente, qui accompagne
| Rôle | Qui ? | Procuration nécessaire ? | Peut signer ? |
|---|---|---|---|
| Bailleur en personne | Le propriétaire | Non | Oui |
| Mandataire du bailleur | Proche, professionnel, ami | Oui (écrite) | Oui |
| Agent immobilier | Titulaire du mandat de gestion | Non (couvert par le mandat) | Oui |
| Locataire en personne | Le locataire | Non | Oui |
| Mandataire du locataire | Proche, ami, association | Oui (écrite) | Oui |
| Accompagnant du locataire | Toute personne | Non | Non |
| Commissaire de justice | Officier ministériel | Non (saisine directe) | Oui (constat) |
Pour savoir comment réaliser concrètement votre état des lieux une fois les deux parties réunies, un guide dédié détaille la méthodologie pièce par pièce. Et si un désaccord survient sur le constat final, consultez le guide pour contester un état des lieux.
Questions fréquentes
- Le propriétaire peut-il envoyer quelqu'un à sa place pour l'état des lieux ?
- Oui. Le bailleur peut se faire représenter par un mandataire muni d'une procuration écrite : un proche, un professionnel, ou toute personne de confiance. Si le bailleur a confié la gestion du logement à un agent immobilier via un mandat de gestion, celui-ci peut réaliser l'état des lieux sans procuration supplémentaire.
- Le locataire peut-il se faire accompagner lors de l'état des lieux ?
- Oui. Le locataire peut être accompagné d'un tiers de son choix — un ami, un membre de sa famille ou un représentant d'une association de locataires. Ce tiers n'a pas besoin de procuration pour assister, mais il ne peut pas signer à la place du locataire. Pour représenter le locataire et signer en son nom, une procuration écrite mentionnant explicitement ce pouvoir est nécessaire.
- Que faire si le locataire ne se présente pas à l'état des lieux ?
- Envoyez-lui une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception en proposant une nouvelle date. Si le locataire ne se présente toujours pas ou refuse de participer, faites appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) pour établir un constat qui vaudra état des lieux. Les frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989).
- Un état des lieux fait sans le locataire est-il valable ?
- Non. Un état des lieux réalisé par une seule partie (dit unilatéral) n'a aucune valeur juridique. Il ne peut pas servir de preuve en cas de litige. Seul un constat établi par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice), après convocation régulière des deux parties, peut suppléer à l'absence d'une partie et avoir une force probante devant un tribunal.
L'état des lieux n'a de valeur que s'il est contradictoire — c'est-à-dire réalisé en présence des deux parties. Avec Propri.io, vous décrivez ce que vous voyez à voix haute, et le document se remplit tout seul : conforme, complet, prêt à signer sur place.
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