Qui doit être présent à l'état des lieux ? (et que faire si le locataire refuse)

Vous préparez un état des lieux et votre locataire vous prévient qu’il ne pourra pas être là. Ou pire : il refuse tout simplement de venir. Et si c’est vous qui ne pouvez pas vous déplacer, pouvez-vous envoyer quelqu’un à votre place ?

La loi est claire : l’état des lieux doit être contradictoire — c’est-à-dire réalisé en présence des deux parties. Mais elle prévoit aussi des solutions quand l’une d’elles ne peut pas, ou ne veut pas, être présente.

Voici ce que dit la loi, qui peut représenter qui, et comment débloquer la situation en cas de refus.

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Le caractère contradictoire : une obligation légale

Le mot “contradictoire” peut prêter à confusion. Il ne signifie pas que les parties doivent s’opposer ou être en désaccord. En droit, contradictoire signifie que les deux parties ont été mises en mesure d’être présentes, d’observer l’état du logement et de formuler leurs remarques.

C’est ce caractère contradictoire qui donne à l’état des lieux sa valeur juridique. Sans lui, le document est inutilisable en cas de litige.

Un état des lieux fait par une seule partie — même envoyé ensuite par courrier à l’autre — est nul. Il ne peut servir ni à justifier des retenues sur le dépôt de garantie, ni à prouver quoi que ce soit devant un juge.

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Le bailleur : présent ou représenté

En tant que propriétaire, vous avez deux options pour l’état des lieux.

Être présent en personne

C’est la solution la plus simple. Vous êtes là, vous constatez, vous signez. Aucune formalité particulière n’est requise.

Se faire représenter par un mandataire

Si vous ne pouvez pas vous déplacer, vous pouvez mandater une personne de votre choix pour vous représenter :

• Un agent immobilier — si vous avez signé un mandat de gestion, l’agent peut réaliser l’état des lieux sans procuration supplémentaire, car cette mission est couverte par le mandat
• Un proche (famille, ami) — muni d’une procuration écrite
• Un mandataire professionnel — certains prestataires se spécialisent dans la réalisation d’états des lieux pour le compte de propriétaires

Si vous préférez gérer vous-même votre état des lieux plutôt que de le déléguer, c’est tout à fait possible : notre guide pour faire un état des lieux seul détaille comment procéder, document à l’appui, sans agence ni intervenant extérieur.

La procuration n’est soumise à aucun formalisme imposé par la loi. Elle peut être rédigée sur papier libre. Cependant, elle doit être écrite et mentionner clairement :

• L’identité du mandant (vous, le bailleur)
• L’identité du mandataire (la personne qui vous représente)
• L’objet du mandat (réaliser et signer l’état des lieux à telle adresse, à telle date)
• La signature du mandant

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Le locataire : présent ou représenté

Les mêmes règles s’appliquent au locataire. Il doit être présent ou représenté.

Se faire représenter

Le locataire peut mandater un tiers pour le représenter et signer en son nom :

• Un proche (ami, membre de la famille)
• Un représentant d’une association de locataires
• Toute personne de confiance

Une procuration écrite est nécessaire, avec les mêmes mentions que celles décrites pour le bailleur.

Se faire accompagner (sans procuration)

Le locataire peut aussi être accompagné d’un tiers de son choix — sans procuration. Ce tiers est là pour assister, observer, éventuellement conseiller. Mais il n’est pas partie à l’état des lieux : il ne peut pas signer à la place du locataire et ses observations n’engagent que lui.

Cette distinction entre “représenter” et “accompagner” est importante. Un accompagnant n’a aucun pouvoir juridique. Un représentant muni d’une procuration engage le locataire par sa signature.

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Que faire si le locataire refuse de venir ?

C’est la situation la plus fréquente — et la plus stressante. Le locataire ne répond pas, annule au dernier moment, ou refuse tout simplement de participer. Voici la marche à suivre, étape par étape.

Étape 1 : convoquer par lettre recommandée

Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) proposant une nouvelle date et un nouveau créneau horaire. Soyez précis : date, heure, adresse du logement. Conservez le récépissé — c’est votre preuve de convocation.

Cette étape est indispensable. En cas de recours à un commissaire de justice, celui-ci vous demandera de prouver que vous avez tenté de convoquer le locataire.

Étape 2 : faire appel à un commissaire de justice

Si le locataire ne se présente pas malgré la convocation, ou s’il refuse explicitement, faites appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). La partie défaillante doit être convoquée par LRAR au moins 7 jours à l’avance.

Attention : ce délai de convocation conditionne le partage des frais. Si la partie défaillante n’a pas été convoquée par LRAR au moins 7 jours à l’avance, la partie diligente perd le partage 50/50 et supporte la totalité des frais du constat. Conservez donc précieusement la preuve d’envoi et la date de convocation.

Le constat établi par le commissaire de justice vaut état des lieux. Il est opposable aux deux parties et recevable devant un tribunal. C’est la seule façon de réaliser un état des lieux qui a une valeur juridique lorsqu’une partie refuse de coopérer.

Le coût d’un commissaire de justice

Le tarif des commissaires de justice pour l’établissement d’un état des lieux est réglementé : il ne se négocie pas. Selon la surface du logement, il faut compter un ordre de grandeur de 150 à 300 € TTC.

Critère	Repère
Fourchette de tarif	~150 à 300 € TTC selon la surface
Caractère du tarif	Réglementé (non négociable)
Répartition des frais	Par moitié bailleur / locataire

Tarifs réglementés, arrêté du 25 février 2026.

Ces frais sont partagés par moitié entre le bailleur et le locataire (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989), à condition que la partie défaillante ait été convoquée par LRAR au moins 7 jours à l’avance.

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Que faire si le bailleur refuse ou ne peut pas venir ?

Le mécanisme est le même, mais inversé. Si c’est le bailleur qui refuse de participer ou qui ne se présente pas :

1. Le locataire convoque le bailleur par LRAR en proposant une date et un créneau
2. En l’absence de réponse ou de coopération, le locataire peut saisir un commissaire de justice
3. Les frais sont partagés 50/50, comme dans le cas inverse

Pour le locataire, l’enjeu est considérable. Sans état des lieux d’entrée contradictoire, c’est l’article 1731 du Code civil qui s’applique.

Si vous êtes locataire et que votre bailleur refuse de faire un état des lieux d’entrée, insistez. Envoyez une LRAR. Si nécessaire, faites intervenir un commissaire de justice. Les frais engagés (75 € à 150 € pour votre part) sont dérisoires par rapport au risque de perdre l’intégralité de votre dépôt de garantie à la sortie.

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Cas particuliers

Colocation

En colocation, tous les colocataires ne sont pas obligés d’être présents le jour de l’état des lieux. Un seul colocataire peut représenter les autres, à condition de détenir une procuration écrite de chacun d’entre eux.

En pratique, il est recommandé que tous les colocataires soient présents ou représentés, car l’état des lieux engage chacun d’eux solidairement (si le bail contient une clause de solidarité) quant à l’état du logement.

Départ d’un colocataire en cours de bail

Lorsqu’un colocataire quitte le logement avant les autres, la situation dépend de ce que prévoit le bail :

• Si le bail prévoit un état des lieux partiel : il peut être réalisé au départ du colocataire sortant, en présence de celui-ci et du bailleur (ou de leurs représentants)
• Si le bail ne prévoit rien : l’état des lieux de sortie se fait au départ du dernier colocataire. Le colocataire sorti en cours de bail reste solidaire des éventuelles dégradations, mais cette solidarité est plafonnée à 6 mois maximum après la date d’effet de son congé (article 8-1 de la loi du 6 juillet 1989, issu de la loi ALUR) — sauf si un colocataire remplaçant arrive avant ce terme, auquel cas la solidarité prend fin immédiatement

Location meublée

Les règles de présence sont identiques à celles de la location vide. Bailleur et locataire (ou leurs représentants) doivent être présents. Le caractère contradictoire s’impose de la même manière.

La seule différence porte sur le contenu de l’état des lieux : en meublé, un inventaire détaillé du mobilier et des équipements doit être annexé, avec l’état de chaque élément. Cet inventaire se réalise au même moment, en présence des mêmes parties.

Pour les spécificités de l’état des lieux en meublé, consultez le guide meublé vs vide.

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Récapitulatif : qui est présent, qui représente, qui accompagne

Rôle	Qui ?	Procuration nécessaire ?	Peut signer ?
Bailleur en personne	Le propriétaire	Non	Oui
Mandataire du bailleur	Proche, professionnel, ami	Oui (écrite)	Oui
Agent immobilier	Titulaire du mandat de gestion	Non (couvert par le mandat)	Oui
Locataire en personne	Le locataire	Non	Oui
Mandataire du locataire	Proche, ami, association	Oui (écrite)	Oui
Accompagnant du locataire	Toute personne	Non	Non
Commissaire de justice	Officier ministériel	Non (saisine directe)	Oui (constat)

Pour savoir comment réaliser concrètement votre état des lieux une fois les deux parties réunies, un guide dédié détaille la méthodologie pièce par pièce. Et si un désaccord survient sur le constat final, consultez le guide pour contester un état des lieux.