Restituer le dépôt de garantie : le décompte de A à Z, de la remise des clés au versement du solde

La première fois que j’ai voulu retenir une somme sur un dépôt de garantie, je me suis retrouvé les mains vides : mon descriptif d’entrée, mal rangé, était introuvable — et sans point de comparaison, une retenue ne se prouve pas. C’est cette impasse qui a fait germer Propri.io.

Le jour où mon locataire est parti, j’ai découvert que la restitution n’était pas un geste, mais une procédure minutée. Un compte à rebours démarre à la seconde où les clés changent de main, et chaque étape — comparer, chiffrer, justifier, notifier — doit tenir dans le délai, sinon la pénalité tombe. Ce guide déroule ce décompte jour par jour, de la remise des clés au versement du solde. Pour le détail du calcul de la vétusté et des pénalités, je renvoie au guide des délais après l’état des lieux de sortie ; ici, on parle méthode et chronologie.

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J0 — La remise des clés démarre le compte à rebours

Tout part d’un instant précis : la remise des clés par le locataire, en main propre ou par lettre recommandée. Ce n’est ni la fin du préavis, ni le jour du déménagement, ni la date de l’état des lieux qui compte — c’est ce moment-là qui met en marche le délai de restitution.

Ce jour-là, deux gestes vous protègent pour toute la suite :

• Faire signer un reçu de remise des clés daté, qui fige noir sur blanc le point de départ du délai.
• Récupérer la nouvelle adresse du locataire. Le délai court dès la remise des clés, mais tant qu’il ne vous a pas communiqué sa nouvelle adresse, la majoration de 10 % pour retard reste écartée — et vous ne pouvez pas non plus lui virer son solde. Réclamez-la par écrit, sur le reçu.

Réalisez l’état des lieux de sortie le même jour, selon le même modèle que celui d’entrée. C’est ce document qui, une fois comparé à l’entrée, vous placera sur le chrono de 1 mois ou de 2 mois.

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J1 à J30 — Bâtir le décompte, poste par poste

Le décompte est la colonne vertébrale de la restitution. C’est lui qui transforme une retenue en décision motivée plutôt qu’en coup de force. On le construit en trois temps.

1. Comparer l’entrée et la sortie

Placez côte à côte l’état des lieux d’entrée et celui de sortie, et surlignez chaque écart, pièce par pièce. Une retenue n’existe juridiquement que s’il y a une différence documentée entre les deux, et que cette différence dépasse l’usure normale. Pas de trace à l’entrée, pas de retenue à la sortie : c’est à vous de prouver la dégradation, pas au locataire de prouver qu’il n’a rien cassé.

2. Identifier ce qui est retenable

Les retenues possibles sont notamment :

• Réparations locatives — une dégradation au-delà de l’usure normale : trou dans une cloison, brûlure sur un plan de travail, vitre cassée, sanitaire descellé
• Loyers restant dus — tout loyer non réglé à la date de sortie
• Charges et régularisations — charges impayées ou régularisation de charges non encore soldée à la remise des clés

Ce n’est pas une liste fermée, mais tout ce qui relève de l’usure normale (vétusté) et des travaux d’amélioration (refaire la cuisine parce que le locataire part) reste à votre charge : vous ne financez pas votre patrimoine avec sa caution.

Le ménage mérite une précision fréquente. Un logement rendu moins propre qu’à l’entrée peut justifier une retenue de nettoyage. Ce qui la fonde, ce n’est pas une clause du bail, mais l’écart constaté entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie, appuyé par une facture de nettoyage. Si l’entrée mentionne un logement propre et que la sortie constate le contraire, la comparaison suffit à motiver la retenue.

3. Chiffrer, vétusté déduite

Chaque retenue s’appuie sur un justificatif chiffré : devis détaillé ou facture d’artisan. Une dégradation imputable au locataire ne se retient jamais à 100 % du coût du neuf si l’élément avait déjà vécu — on applique la vétusté pour ne garder que la part résiduelle. Le mécanisme précis de la grille et le calcul de la part restant à la charge du locataire sont détaillés dans le guide sur le délai de restitution après l’état des lieux de sortie ; inutile de le refaire ici. Retenez seulement la règle : retenir le coût du neuf pour un élément usagé expose la retenue à l’annulation.

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L’arbre de décision : 1 mois ou 2 mois ?

Une fois la comparaison faite, une seule question fixe votre échéance : l’état des lieux de sortie est-il conforme à celui d’entrée ?

• Sortie conforme (aucune différence justifiant une retenue) → vous restituez l’intégralité du dépôt, éventuellement diminué des sommes restant dues et justifiées, dans un délai maximal de 1 mois à compter de la remise des clés.
• Sortie qui révèle des différences justifiant une retenue → vous disposez de 2 mois pour établir le décompte, chiffrer les réparations et verser le solde accompagné des justificatifs.

Dans les deux cas, le solde part avec le décompte : ne rendez jamais un dépôt amputé sans explication écrite.

La provision copropriété : ce que vous pouvez garder plus longtemps

Si votre bien est en copropriété, une régularisation de charges peut n’être connue qu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble, parfois bien après le départ du locataire. La loi vous autorise à conserver une provision d’au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu’à cet arrêté. Vous restituez le reste dans le délai normal (1 ou 2 mois), puis régularisez la provision : le solde éventuel est versé au locataire dans le mois qui suit l’approbation définitive des comptes.

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En cas de retard : la majoration de 10 %

Si vous dépassez le délai de 1 ou 2 mois, le solde dû au locataire est majoré d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. C’est la seule majoration prévue par l’article 22 : contrairement à une idée répandue, la loi ne prévoit pas d’intérêts au taux légal automatiques qui s’ajouteraient à cette pénalité.

Cette majoration est automatique : le locataire n’a pas besoin de saisir un juge. Une seule exception : elle ne court pas tant que le locataire ne vous a pas communiqué sa nouvelle adresse — d’où l’importance de la réclamer dès J0.

Pour le calcul chiffré de cette pénalité selon la durée du retard, reportez-vous au guide des délais de l’état des lieux de sortie, qui déroule un exemple complet.

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Le cas particulier : pas d’état des lieux d’entrée

Sans état des lieux d’entrée, votre décompte perd son point de comparaison — mais tout n’est pas perdu, et il faut se garder d’une conclusion trop rapide.

Autrement dit : l’absence d’état des lieux d’entrée ne vous interdit pas mécaniquement toute retenue, mais elle déplace le fardeau de la preuve sur vous. Le guide des délais de l’état des lieux de sortie détaille le faisceau d’indices mobilisable dans cette situation.

Enfin, souvenez-vous que le dépôt de garantie ne peut pas servir à couvrir le dernier mois de loyer à la seule initiative du locataire. Pour tout ce qui concerne le montant, l’encaissement et le cadre général du dépôt, le guide dépôt de garantie : droits et obligations complète cet article sans le recouper.

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Pour aller plus loin

• Le guide complet de l’état des lieux — la méthode de A à Z, entrée et sortie
• État des lieux de sortie : les délais de restitution — vétusté, grille et calcul des pénalités en détail
• Modèle d’état des lieux PDF à télécharger — un format conforme, identique entrée/sortie
• Dépôt de garantie : droits et obligations du bailleur — le cadre général, montant et encaissement