État des lieux : les 7 erreurs qui vous coûtent le dépôt de garantie
Découvrez les 7 erreurs les plus fréquentes lors d'un état des lieux — et comment les éviter pour protéger votre dépôt de garantie et vos droits.
L’état des lieux est le document le plus important de toute relation locative. C’est lui qui détermine, à la sortie, si le bailleur peut retenir une partie du dépôt de garantie — ou s’il doit tout restituer, même face à un logement dégradé.
Le problème : la plupart des états des lieux sont bâclés. Pas par mauvaise foi, mais par méconnaissance. On coche des cases, on écrit “RAS”, on passe trop vite. Et deux ou trois ans plus tard, quand il faut prouver qu’une dégradation n’existait pas à l’entrée, le document ne sert à rien.
La bonne nouvelle : la plupart de ces erreurs sont faciles à éviter une fois que vous les connaissez. Voici les sept qui reviennent le plus souvent — avec, pour chacune, un scénario concret, la conséquence juridique, et la solution.
Erreur n°1 — Décrire chaque pièce en “bon état”
Le scénario
Vous réalisez l’état des lieux d’entrée d’un appartement de 50 m². Pour aller vite, vous écrivez “bon état” dans chaque case : murs, sols, plafonds, équipements. Tout est coché en quinze minutes.
Deux ans plus tard, le locataire part. Le mur du salon a un trou de 10 cm (un meuble fixé, mal rebouché). La baignoire est rayée. Le parquet a une lame fendue. Vous estimez les réparations à 800 euros et retenez cette somme sur le dépôt de garantie.
Le locataire conteste. Il saisit la commission départementale de conciliation, puis le tribunal judiciaire. Et le juge lui donne raison.
La conséquence juridique
Quand l’état des lieux d’entrée indique simplement “bon état”, le juge ne peut pas déterminer l’état réel du logement au moment de la remise des clés. Le trou dans le mur existait-il déjà ? La rayure sur la baignoire aussi ? Personne ne peut le prouver. Le doute profite au locataire, et la retenue est annulée — en totalité.
C’est un principe constant de la jurisprudence : un état des lieux imprécis ne permet pas d’établir une dégradation imputable au locataire. Vous ne perdez pas seulement le différend — vous perdez aussi les frais de procédure.
La solution
Décrivez chaque élément avec trois informations : le matériau ou la finition, l’état de surface, et la localisation précise de tout défaut, même mineur.
Avant : “Salon — murs en bon état”
Après : “Salon — murs peints en blanc mat, sans trace ni fissure. Un trou de cheville rebouché (Ø 6 mm environ) au-dessus de la fenêtre côté rue, à 1,80 m du sol. Légère trace de frottement derrière l’emplacement prévu pour le canapé (20 cm × 5 cm), peinture intacte.”
La différence de rédaction prend trente secondes de plus par pièce. Et elle peut représenter plusieurs centaines d’euros économisés à la sortie.
Erreur n°2 — Ne pas prendre de photos
Le scénario
Vous faites un état des lieux d’entrée minutieux. Vous décrivez chaque pièce en détail. Mais vous ne prenez aucune photo.
À la sortie, vous constatez que les joints de la salle de bain sont noirs et que le plan de travail de la cuisine a des brûlures de casserole. Le locataire affirme que ces dégradations existaient déjà. Votre description d’entrée mentionne “joints silicone en bon état” et “plan de travail stratifié beige, sans marque” — mais sans photo, c’est votre parole contre la sienne.
La conséquence juridique
Les photos ne sont pas obligatoires dans un état des lieux. Mais en cas de litige, elles constituent la preuve la plus convaincante devant un juge. Une photo datée qui montre des joints blancs à l’entrée et une photo qui montre des joints noirs à la sortie — c’est un constat visuel qu’aucune description écrite ne peut égaler.
Sans photo, vous restez sur du déclaratif. Et le déclaratif, surtout quand les deux parties se contredisent, ne suffit pas toujours.
La solution
Photographiez chaque pièce en plan large (pour le contexte), puis chaque défaut en gros plan. Photographiez aussi les compteurs (le cadran doit être lisible) et les équipements (plaques, robinets, volets).
Erreur n°3 — Oublier les compteurs d’eau et d’énergie
Le scénario
Vous réalisez l’état des lieux d’entrée un samedi matin. Vous parcourez chaque pièce, vous notez l’état des murs et des sols, vous testez les fenêtres. Mais le compteur d’eau est dans le couloir de l’immeuble, au sous-sol. Vous décidez de “le faire plus tard”. Plus tard n’arrive jamais.
Dix-huit mois après, le locataire part. La régularisation de charges fait apparaître une consommation d’eau de 120 m³. Le locataire conteste : il dit avoir consommé moitié moins. Vous n’avez aucun relevé d’entrée pour prouver le contraire.
La conséquence juridique
Le décret n° 2016-382 impose les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie comme mention obligatoire de l’état des lieux. En l’absence de relevé, vous ne pouvez pas prouver la consommation imputable au locataire. En copropriété avec compteurs individuels, cela peut représenter plusieurs centaines d’euros de charges que vous ne pourrez pas récupérer lors de la régularisation annuelle.
La solution
Avant l’état des lieux, repérez l’emplacement de chaque compteur : eau froide, eau chaude, électricité, gaz. Notez le numéro du compteur (gravé sur le boîtier) et le relevé (index en m³ pour l’eau, en kWh pour l’électricité, en m³ pour le gaz). Photographiez chaque compteur — le cadran et le numéro doivent être lisibles sur la même photo.
Si le logement est en chauffage collectif sans compteur individuel, notez-le dans l’état des lieux : “Chauffage collectif, pas de compteur individuel — la consommation est répartie au prorata des tantièmes par le syndic.”
Erreur n°4 — Ne pas vérifier les équipements en fonctionnement
Le scénario
Dans la cuisine, vous notez : “Plaque de cuisson — en place. Four — en place. Hotte — en place.” Dans la salle de bain : “Chauffe-eau — en place. Robinet douche — en place.”
À la sortie, deux feux de la plaque ne fonctionnent plus et le thermostat du four est bloqué. Le locataire affirme que ces défauts existaient déjà au moment de l’entrée dans les lieux. Et votre état des lieux ne dit pas le contraire : vous avez écrit “en place”, pas “en état de marche”.
La conséquence juridique
“En place” et “en état de fonctionnement” sont deux choses très différentes. Un équipement peut être physiquement présent et complètement hors service. Si votre état des lieux d’entrée se contente de constater la présence d’un équipement sans mentionner son bon fonctionnement, vous ne pourrez pas prouver que la panne est survenue pendant le bail.
Le coût de remplacement d’une plaque vitrocéramique est de 200 à 600 euros, celui d’un thermostat de four de 100 à 250 euros. Des sommes que vous ne pourrez pas retenir sur le dépôt de garantie.
La solution
Testez chaque équipement le jour de l’état des lieux. Voici la liste complète :
- Robinetterie : ouvrez chaque robinet en eau chaude et en eau froide. Vérifiez le débit et l’absence de fuite au col ou sous l’évier.
- Chasse d’eau : tirez la chasse, attendez que le réservoir se remplisse, vérifiez qu’il n’y a pas de fuite continue.
- Plaque de cuisson : allumez chaque feu ou chaque zone, vérifiez que la chaleur monte. Pour l’induction, posez une casserole.
- Four : allumez-le à 180 °C, vérifiez que la résistance chauffe et que la lumière intérieure fonctionne.
- Volets : montez et descendez chaque volet (roulant ou battant). Notez tout grincement, blocage ou mécanisme dur.
- Interrupteurs et prises : testez chaque interrupteur. Branchez un chargeur de téléphone dans chaque prise pour vérifier l’alimentation.
- VMC : placez un mouchoir en papier devant chaque bouche d’extraction — il doit être aspiré contre la grille.
Erreur n°5 — Faire l’état des lieux dans le noir (ou trop vite)
Le scénario
Le locataire emménage un vendredi soir, après le travail. L’électricité n’est pas encore mise en service (le contrat prend effet le lundi). Vous faites l’état des lieux avec la lumière du téléphone. En vingt minutes, c’est plié.
Six mois plus tard, le locataire signale des traces d’humidité au plafond de la chambre et une fissure dans le carrelage de la salle de bain. Ces défauts existaient-ils à l’entrée ? Impossible de le savoir — vous ne les avez tout simplement pas vus.
La conséquence juridique
Un état des lieux réalisé dans de mauvaises conditions (éclairage insuffisant, logement encore encombré, visite trop rapide) ne remplit pas sa fonction. Et le juge, en cas de litige, peut considérer que le document ne reflète pas l’état réel du logement au moment de l’entrée dans les lieux.
Un défaut d’humidité non constaté à l’entrée peut coûter très cher : entre 500 et 3 000 euros pour un traitement (selon l’ampleur), sans possibilité de récupérer quoi que ce soit auprès du locataire si le problème était préexistant.
La solution
Réalisez l’état des lieux en plein jour, avec l’électricité en service. Si l’entrée dans les lieux a lieu en soirée ou si l’électricité n’est pas encore activée, planifiez l’état des lieux à un autre moment — le locataire a de toute façon 10 jours après la remise des clés pour demander des compléments.
Prévoyez au minimum 30 à 45 minutes pour un studio ou un deux-pièces, et 45 minutes à 1 heure pour un trois-pièces ou plus. N’hésitez pas à utiliser une lampe torche même en journée : elle révèle les traces sur les murs, les micro-fissures dans le carrelage et les auréoles au plafond que l’éclairage ambiant masque.
Erreur n°6 — Utiliser deux formats différents pour l’entrée et la sortie
Le scénario
À l’entrée, vous avez utilisé un modèle PDF téléchargé sur internet avec une grille de 8 pièces et des cases “bon / moyen / mauvais”. Trois ans plus tard, pour la sortie, votre agence utilise un autre formulaire, organisé différemment, avec des catégories qui ne correspondent pas.
Résultat : la comparaison entre l’entrée et la sortie est impossible. Le mur du salon, décrit en une ligne à l’entrée, est décrit en trois lignes à la sortie. La cuisine n’a pas les mêmes rubriques. Les compteurs sont notés dans un ordre différent.
La conséquence juridique
La loi ALUR (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989) impose que les états des lieux d’entrée et de sortie soient réalisés selon une forme identique, précisément pour permettre la comparaison. Un juge confronté à deux documents dans des formats incompatibles peut considérer que la comparaison est impossible — et rejeter toute demande de retenue.
La solution
Conservez précieusement le modèle utilisé pour l’état des lieux d’entrée, et utilisez exactement le même pour la sortie. Si vous avez utilisé un formulaire papier, numérisez-le et archivez-le. Si vous avez utilisé un modèle PDF, conservez le fichier original.
L’idéal est d’utiliser un outil qui génère automatiquement l’état des lieux de sortie à partir de celui d’entrée, avec les mêmes rubriques, le même ordre, et une colonne de comparaison côte à côte. C’est la meilleure façon d’obtenir une comparaison fiable et exploitable en cas de litige.
Erreur n°7 — Ne pas remettre un exemplaire au locataire
Le scénario
Vous réalisez l’état des lieux d’entrée avec votre locataire. Tout se passe bien, vous signez tous les deux. Mais vous repartez avec l’unique exemplaire, en promettant d’envoyer une copie “dans la semaine”. La semaine passe. Puis le mois. Le locataire ne relance pas. Trois ans plus tard, à la sortie, il conteste les retenues sur le dépôt de garantie — et soutient n’avoir jamais reçu son exemplaire de l’état des lieux d’entrée.
La conséquence juridique
Le décret n° 2016-382 précise que l’état des lieux est remis à chacune des parties le jour de sa réalisation ou, au plus tard, dans les jours qui suivent, par voie dématérialisée. Un locataire qui n’a pas reçu son exemplaire est en droit de contester le contenu du document — car il n’a pas pu en vérifier l’exactitude ni formuler de réserves dans le délai de 10 jours prévu par la loi.
En pratique, un juge peut considérer que l’état des lieux est inopposable au locataire s’il n’a pas été remis. L’article 1731 du Code civil reprend alors ses droits : sans état des lieux opposable, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives — mais le bailleur ne peut rien prouver.
La solution
Remettez un exemplaire au locataire le jour même. Si l’état des lieux est sur papier, faites-le en deux exemplaires originaux (ou faites une photocopie immédiate). Si l’état des lieux est numérique, envoyez le document par email avant de quitter le logement.
Gardez une preuve d’envoi. Un email avec le PDF en pièce jointe, envoyé le jour de l’état des lieux, constitue une preuve suffisante de remise. Conservez cet email.
Comment rattraper une erreur déjà commise
Vous avez reconnu l’une de ces erreurs dans votre propre état des lieux ? Tout n’est pas perdu. Plusieurs recours existent, selon le moment où vous réagissez.
Dans les 10 jours suivant l’entrée
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 accorde au locataire un délai de 10 jours après la réalisation de l’état des lieux d’entrée pour demander des compléments. Ce droit est souvent méconnu, mais il est précieux : il permet de corriger des oublis, d’ajouter des descriptions, de signaler des défauts non relevés le jour J.
Le bailleur n’a pas ce même droit unilatéral — mais si les deux parties sont d’accord, rien n’interdit de compléter le document ensemble dans ce délai.
Par avenant à tout moment
Si les deux parties sont d’accord, il est possible d’établir un avenant à l’état des lieux pour ajouter ou corriger des éléments. Cet avenant doit être daté, signé par les deux parties, et annexé au document original. C’est la solution la plus simple quand un oubli est constaté quelques semaines après l’entrée.
En dernier recours : le commissaire de justice
Si le locataire refuse toute modification et que vous estimez que l’état des lieux ne reflète pas la réalité, vous pouvez faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice). Celui-ci établira un constat d’état des lieux qui a valeur de preuve. Le coût est partagé entre bailleur et locataire (en général entre 150 et 300 euros au total), et le document bénéficie alors d’une forte valeur probante.
Pour approfondir les procédures de contestation, consultez le guide dédié : Contester un état des lieux : vos recours.
En résumé : les 7 erreurs et leurs solutions
| Erreur | Conséquence | Solution |
|---|---|---|
| Décrire en “bon état” | Retenue impossible à justifier | Matériau + état de surface + localisation des défauts |
| Pas de photos | Preuve insuffisante en litige | Photos datées, plan large + gros plan sur chaque défaut |
| Oublier les compteurs | Régularisation de charges bloquée | Relevé + photo de chaque compteur le jour J |
| Ne pas tester les équipements | Panne = pré-existante, irrécouvrable | Tester chaque appareil et noter le résultat |
| Faire l’état des lieux dans le noir | Défauts invisibles non constatés | Plein jour, électricité active, 30 à 45 min minimum |
| Deux formats différents entrée/sortie | Comparaison impossible, retenue rejetée | Même modèle pour l’entrée et la sortie |
| Pas de remise au locataire | État des lieux inopposable | Remise le jour même + preuve d’envoi |
Un état des lieux bien fait n’est pas un document administratif de plus à remplir — c’est votre meilleure protection en cas de litige. Il prend entre 30 et 45 minutes. Et il peut vous faire économiser des milliers d’euros.
Pour un guide complet sur la méthode, consultez comment faire un état des lieux. Et pour télécharger un modèle conforme au décret de 2016, c’est ici : modèle d’état des lieux PDF gratuit.
Questions fréquentes
- Quelles sont les erreurs les plus fréquentes dans un état des lieux ?
- Les trois erreurs les plus coûteuses sont : décrire chaque pièce en « bon état » sans détail (ce qui rend toute retenue impossible en cas de dégradation), ne pas prendre de photos datées (ce qui prive de preuve visuelle devant un juge), et oublier les relevés de compteurs (ce qui empêche de justifier la consommation du locataire). Ces erreurs, souvent commises par manque de temps, peuvent coûter plusieurs centaines voire milliers d'euros au bailleur comme au locataire.
- Peut-on revenir sur un état des lieux mal fait ou incomplet ?
- Oui, dans certaines limites. Pour un état des lieux d'entrée, le locataire dispose de 10 jours après la signature pour demander des compléments (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989). Un avenant est aussi possible si les deux parties sont d'accord pour corriger ou compléter le document. En dernier recours, il est possible de faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) pour établir un constat contradictoire, mais cette démarche a un coût (entre 150 et 300 euros en moyenne, partagé entre bailleur et locataire).
- La mention « bon état » suffit-elle pour décrire une pièce dans un état des lieux ?
- Non. La mention « bon état » est trop vague pour être exploitable en cas de litige. Un juge ne peut pas déterminer, sur la base de cette seule mention, si une dégradation est imputable au locataire ou si elle existait déjà à l'entrée. Pour être recevable, la description doit être précise : couleur, matériau, état de surface, localisation des éventuels défauts, avec si possible des photos datées.
- Que risque-t-on si on oublie les compteurs dans un état des lieux ?
- Sans relevé de compteur à l'entrée, il est impossible de calculer la consommation réelle du locataire pendant la durée du bail. En copropriété, cela empêche de justifier la régularisation des charges d'eau ou de chauffage. Le décret n° 2016-382 impose les relevés des compteurs individuels d'eau et d'énergie comme mention obligatoire de l'état des lieux.
Vous décrivez ce que vous voyez à voix haute, et le document se remplit tout seul — conforme, complet, prêt à signer.
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