Bail, état des lieux, remise des clés : l'ordre exact et tous les documents à remettre au locataire

Vous avez trouvé votre locataire. Le rendez-vous de remise des clés est fixé samedi. Et là, deux questions arrivent toujours dans le même ordre : « on signe quoi en premier ? » et « qu’est-ce que je dois lui remettre, exactement ? »

La réponse tient en une chronologie de 5 étapes et une checklist de documents — les deux sont dans cet article. C’est le déroulé complet, avec les textes qui rendent chaque pièce obligatoire, et les erreurs qui coûtent un dépôt de garantie.

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La chronologie : qui signe quoi, et dans quel ordre

Étape	Moment	Ce qui se passe
1. Dossier validé	J-15 à J-7	Vous choisissez le locataire, vous collectez vos diagnostics
2. Bail envoyé puis signé	J-7 au jour J	Le locataire lit le projet de bail, les deux parties signent
3. État des lieux d’entrée	Jour J, dans le logement	Constat contradictoire pièce par pièce, signé sur place
4. Échange des documents	Jour J, juste après	Assurance + dépôt de garantie + 1ᵉʳ loyer contre les clés
5. Après l’entrée	Jour J +	Quittance du premier mois, mise en place des automatismes

Deux règles structurent tout le reste :

Le bail se signe avant l’état des lieux. L’état des lieux d’entrée est une annexe du bail (article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989) : il documente l’état du logement au moment de la prise de possession. Signer l’EDL sans bail signé, c’est constater l’état d’un logement que rien ne lie encore au locataire.

Les clés se remettent après l’état des lieux signé — jamais avant. C’est l’erreur n°1 des bailleurs pressés. Une fois les clés remises sans constat signé, l’article 1731 du Code civil et l’article 3-2 de la loi de 1989 se combinent en votre défaveur : vous ne pourrez pratiquement plus prouver qu’une dégradation date du locataire. Concrètement, votre dépôt de garantie devient irrécupérable en cas de litige.

Si vous découvrez la procédure d’état des lieux, notre guide pas à pas détaille le constat pièce par pièce, et cet article précise qui doit être présent le jour J.

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Les documents que VOUS remettez au locataire

1. Le bail — et ses annexes obligatoires

Le contrat lui-même doit suivre le bail type du décret du 29 mai 2015. Notre guide des clauses obligatoires du bail ALUR les passe en revue. Mais le bail seul ne suffit pas : la loi lui impose des annexes.

Annexe	Obligatoire pour	Texte
Notice d’information	Tous les baux d’habitation	Arrêté du 29 mai 2015
Dossier de diagnostic technique (DDT)	Tous les baux	Art. 3-3, loi du 6 juillet 1989
État des lieux d’entrée	Tous les baux	Art. 3-2, loi du 6 juillet 1989
Extraits du règlement de copropriété	Logements en copropriété	Art. 3, loi du 6 juillet 1989
Inventaire du mobilier	Locations meublées	Décret du 31 juillet 2015
Grille de vétusté	Si vous en adoptez une	Décret du 30 mars 2016
Acte de cautionnement	Si un garant se porte caution	Art. 22-1, loi du 6 juillet 1989

Pour un meublé, l’inventaire est le document le plus litigieux à la sortie — notre comparatif état des lieux meublé vs vide explique comment le rédiger sans rien oublier.

2. Le dossier de diagnostic technique, en détail

Diagnostic	Concerné si…	Validité
DPE	Tous les logements	10 ans (classes G interdites à la location depuis 2025)
CREP (plomb)	Construction avant 1949	6 ans si présence de plomb, illimitée sinon
Électricité	Installation de plus de 15 ans	6 ans
Gaz	Installation de plus de 15 ans	6 ans
État des risques (ERP)	Zone couverte par un plan de prévention	6 mois
Bruit	Zone d’exposition au bruit d’un aérodrome	Sans limite tant que le plan est inchangé
Amiante	Permis de construire avant juillet 1997	À tenir à disposition du locataire

Le DPE mérite une vérification avant chaque relocation : validité, classe, et interdictions progressives. Notre article sur le DPE 2026 et le chauffage électrique fait le point. Et si votre bien est en zone tendue avec encadrement, le loyer de référence doit figurer dans le bail lui-même — voyez les règles d’encadrement des loyers 2026.

3. Les clés — contre reçu

Remettez l’intégralité des jeux (clés, badges, bips de parking, clés de boîte aux lettres) et notez le décompte dans l’état des lieux d’entrée. À la sortie, un badge d’immeuble non restitué se facture ; sans décompte signé à l’entrée, vous ne pourrez rien retenir.

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Les documents que LE LOCATAIRE vous remet

L’échange va dans les deux sens, et trois pièces conditionnent la remise des clés :

1. L’attestation d’assurance habitation — obligatoire (article 7 g, loi du 6 juillet 1989). Sans elle, vous êtes en droit de ne pas remettre les clés. Exigez-la avant le jour J pour éviter le rendez-vous qui capote.
2. Le dépôt de garantie — 1 mois de loyer hors charges en location vide, 2 mois en meublé. Les règles complètes sont dans notre guide du dépôt de garantie.
3. Le premier loyer — au prorata si l’entrée n’est pas le 1ᵉʳ du mois. Remettez la quittance correspondante une fois le paiement encaissé.

S’ajoute, le cas échéant, l’acte de cautionnement signé par le garant — avec la mention manuscrite ou la signature électronique conforme, et un exemplaire du bail remis à la caution.

Ce que vous n’avez pas le droit de demander : le décret du 5 novembre 2015 fixe la liste limitative des pièces exigibles d’un candidat locataire. Relevés bancaires, dossier médical, photo d’identité, extrait de casier judiciaire, attestation de bonne tenue de compte : interdits. S’y risquer expose à une amende administrative.

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Les 5 erreurs qui coûtent cher le jour de la remise des clés

1. Remettre les clés avant l’état des lieux signé. On l’a vu : c’est renoncer d’avance à toute retenue sur dépôt de garantie.
2. Un DPE périmé ou absent. Il doit exister dès l’annonce. Un DPE manquant peut engager votre responsabilité et bloquer toute action en révision de loyer.
3. Oublier la notice d’information. Deux clics à ajouter, un manquement formel de moins en cas de litige.
4. Zapper les extraits du règlement de copropriété. Le locataire doit connaître la destination de l’immeuble et la répartition des charges — sinon, difficile de lui opposer une régularisation.
5. Encaisser le dépôt de garantie sans le mentionner dans le bail. Le montant et son régime doivent figurer noir sur blanc dans le contrat.

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Faire tout l’enchaînement en une heure avec Propri.io

Cette checklist paraît lourde. Elle l’est, si chaque document vit dans un fichier Word différent et que l’état des lieux se fait sur un carnet. C’est exactement l’enchaînement que Propri.io automatise :

• Le bail ALUR se génère en 2 minutes, conforme au bail type, avec la notice d’information et les annexes attachées ;
• L’état des lieux se fait à la voix : vous décrivez chaque pièce, l’application structure le constat, les photos sont datées, la signature se fait sur place — PDF conforme au décret de 2016 ;
• Le décompte des clés et le dépôt de garantie sont enregistrés dans le dossier du locataire ;
• La quittance du premier mois part automatiquement, comme toutes les suivantes ;
• Tous les documents restent archivés au même endroit, prêts à ressortir à la sortie du locataire ou pour votre déclaration.

Le tout pour 4,95 € par mois, sans engagement, avec le premier état des lieux offert. Voir les tarifs →

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Pour aller plus loin

• Bail ALUR : les clauses obligatoires (et celles qui sont interdites)
• Comment faire un état des lieux d’entrée : le guide pas à pas
• Dépôt de garantie : montants, restitution, retenues justifiables
• Quittance de loyer : vos obligations légales